📦 文件分发助手

安全 · 高效 · 可追溯 · 智能提醒

举例:财务部门需要全员确认新版《财务报销管理制度》
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管理员登录系统
张经理(财务部主管)打开文件分发助手登录页面,使用企业微信扫码登录系统后台。
系统自动识别其身份为"财务部管理员",拥有创建分发任务的权限。
🔐 文件分发助手 - 登录
✅ 已登录:张经理(财务部管理员)
📅 登录时间:2026-06-03 14:30:25
2
点击"新建分发"按钮
登录后,张经理在首页仪表盘点击"新建分发"按钮,进入文件上传页面。
系统显示当前待确认任务数:3 个,已完成任务数:127 个
📊 首页仪表盘
127
已完成
3
进行中
1
已超时
3
上传文件
张经理上传《财务报销管理制度 v3.2.pdf》和《报销流程图示.png》两个文件。
系统自动检测文件类型,生成文件哈希值(用于防篡改验证),并显示文件大小和页数。
📁 文件上传
📄
财务报销管理制度 v3.2.pdf
文件大小:2.5 MB | 页数:15 页 | 哈希:a3f5...
✓ 已上传
🖼️
报销流程图示.png
文件大小:580 KB | 尺寸:1920×1080 | 哈希:b7c2...
✓ 已上传
4
选择接收人
张经理选择接收人:全公司(156人)
系统支持按部门选择、按标签选择、手动勾选等多种方式。选择后显示接收人清单,并可排除特定人员。
👥 选择接收人
财务部 (12人) 人事部 (8人) 技术部 (45人) + 更多部门...
共计 156
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设置确认截止时间
张经理设置确认截止时间为 2026年6月10日 18:00(7天期限)。
同时开启"超时提醒"功能,系统将在截止前24小时、4小时自动发送提醒,超时后每24小时重复提醒。
⏰ 时间设置
⏰ 超时提醒已开启
• 提前 24 小时提醒(2026-06-09 18:00)
• 提前 4 小时提醒(2026-06-10 14:00)
• 超时后每 24 小时重复提醒(最多 3 次)
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发送通知
张经理点击"发送"按钮,系统立即向156名接收人发送企业微信应用消息通知。
每个接收人会收到一条包含专属确认链接的消息,该链接与接收人的企业微信账号绑定,其他人无法代确认。
📤 发送确认
分发任务创建成功!
任务编号:FD-20260603-001
接收人数:156 人
文件数量:2 个
已发送通知:156 条
举例:员工"王五"(技术部)收到文件确认通知并完成确认
1
接收企业微信通知
王五在企业微信中收到一条应用消息通知,发送方为"文件分发助手"。
消息内容包含:文件名称、发件人、发送时间、截止时间,以及一个"点击确认接收"的按钮。
📢 文件分发助手 2026-06-03 14:46

📋 新的文件待您确认

📁 文件:财务报销管理制度 v3.2.pdf 等 2 个文件

👤 发件人:张经理(财务部)

📅 发送时间:2026-06-03 14:45

⏰ 确认截止:2026-06-10 18:00

✅ 点击此处确认接收

⚠️ 此为专属链接,转发他人无效

2
点击链接,打开确认页面
王五点击"点击确认接收"按钮,系统在企业微信内置浏览器中打开文件确认页面。
系统自动验证王五的身份(通过Token验证),页面显示文件列表和确认表单。
📄 文件确认页面
👤 当前用户:王五(技术部) | ⏳ 剩余时间:6天 23小时
📄
财务报销管理制度 v3.2.pdf
2.5 MB | 15 页
🖼️
报销流程图示.png
580 KB | 1920×1080
3
预览/下载文件
王五点击"预览"按钮,系统在新窗口中打开PDF预览界面,支持缩放、翻页、搜索等功能。
王五仔细阅读文件内容,确认无误后准备点击"确认接收"。
👁️ PDF 预览
📄
财务报销管理制度 v3.2.pdf
第 1 页 / 共 15 页
4
点击"确认接收"
王五阅读完文件后,在确认页面点击"确认接收"按钮。
系统记录确认时间、IP地址、设备信息等,并生成确认凭证(含数字签名)。
✅ 确认接收
🎉
您已成功确认接收!
确认人: 王五(技术部)
确认时间: 2026-06-03 15:20:35
IP地址: 192.168.73.53
设备信息: Chrome 120 / Windows 10
确认凭证: a3f5-8b2c-4d1e-9f7a
举例:员工"李四"未及时确认,系统自动触发多级提醒
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系统后台定时任务监控
系统后台有一个定时任务(每30分钟执行一次),自动检查所有未完成确认的任务。
检查逻辑:计算当前时间与截止时间的差值,根据差值判断是否需要发送提醒。
# 定时任务:每 30 分钟执行一次
from apscheduler.schedulers.background import BackgroundScheduler
from datetime import datetime, timedelta

def check_and_send_reminders():
  # 查询所有未确认的分发记录
  pending_tasks = Task.query.filter_by(status='pending').all()

  for task in pending_tasks:
    now = datetime.now()
    deadline = task.deadline
    time_left = deadline - now

    # 判断提醒级别
    if time_left.days == 1 and not task.reminder_level_1_sent:
      send_reminder(task, level=1)
    elif time_left.total_seconds() <= 14400 and not task.reminder_level_2_sent:
      send_reminder(task, level=2)
    elif now > deadline and task.timeout_reminder_count < 3:
      send_reminder(task, level=3)

# 启动定时任务
scheduler = BackgroundScheduler()
scheduler.add_job(check_and_send_reminders, 'interval', minutes=30)
scheduler.start()
2
一级提醒:提前 24 小时
2026-06-09 18:00,系统检测到距离截止时间(2026-06-10 18:00)还剩 24 小时,自动向李四发送一级提醒
提醒方式:企业微信应用消息。提醒内容包含剩余时间和文件信息。
⏰ 文件分发助手 - 提醒通知 2026-06-09 18:00

📢 文件确认提醒

李四,您有文件需要在 24 小时内 确认接收

📁 文件:财务报销管理制度 v3.2.pdf 等 2 个文件

👤 发件人:张经理(财务部)

⏰ 确认截止:2026-06-10 18:00

⏳ 剩余时间:23小时 59分钟

✅ 立即确认接收

3
二级提醒:提前 4 小时
2026-06-10 14:00,系统检测到距离截止时间还剩 4 小时,自动向李四发送二级提醒(加强提醒)。
提醒内容增加了"即将超时"的警告,并抄送给李四的直属领导(技术部经理)。
⚠️ 文件分发助手 - 紧急提醒 2026-06-10 14:00

⚠️ 文件确认即将超时

李四,您有文件需要在 4 小时内 确认接收

📁 文件:财务报销管理制度 v3.2.pdf 等 2 个文件

👤 发件人:张经理(财务部)

⏰ 确认截止:2026-06-10 18:00

⏳ 剩余时间:3小时 59分钟

✅ 立即确认接收

⚠️ 已抄送您的直属领导:技术部经理

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三级提醒:超时后每 24 小时
2026-06-11 18:00,截止时间已过 24 小时,李四仍未确认。系统自动发送三级提醒(超时提醒)。
超时提醒每 24 小时发送一次,最多发送 3 次。同时,系统会自动抄送李四的直属领导,并标记为"超时未确认"。
🚨 文件分发助手 - 超时提醒 2026-06-11 18:00

🚨 文件确认已超时

李四,您的文件确认已超时 1 天,请尽快处理

📁 文件:财务报销管理制度 v3.2.pdf 等 2 个文件

👤 发件人:张经理(财务部)

⏰ 确认截止:2026-06-10 18:00

❗ 超时时间:23小时 59分钟

🚨 立即确认(已超时)

🚨 已抄送您的直属领导:技术部经理
🚨 已标记为您为"超时未确认"状态

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完整的提醒时间线
以下是系统针对李四的完整提醒时间线记录,管理员可以在后台查看所有提醒发送记录。
📅 2026-06-03 14:46
初始通知 向李四发送初始文件确认通知
📅 2026-06-09 18:00
一级提醒 提前 24 小时提醒已发送(李四)
📅 2026-06-10 14:00
二级提醒 提前 4 小时提醒已发送(李四),并抄送技术部经理
📅 2026-06-11 18:00
三级提醒 超时 24 小时提醒已发送(李四),已抄送技术部经理
📅 2026-06-12 18:00
三级提醒 超时 48 小时提醒已发送(李四),已抄送技术部经理
📅 2026-06-13 18:00
三级提醒 超时 72 小时提醒已发送(最后一次,李四仍未确认)
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管理员查看提醒记录
张经理在后台可以查看所有接收人的确认状态和提醒记录,对于超时未确认的人员可以进行人工提醒上报处理
📋 分发详情 - 提醒记录
接收人 部门 确认状态 提醒次数 最后提醒时间 抄送记录 操作
王五 技术部 已确认 1 次(初始) 2026-06-03 15:20 -
赵六 人事部 已确认 2 次(初始 + 一级提醒) 2026-06-09 10:30 -
李四 技术部 超时未确认 5 次(初始 + 一级 + 二级 + 2次三级) 2026-06-13 18:00 已抄送技术部经理(3次)
文件分发助手提供全方位的文件分发解决方案,涵盖安全、提醒、追踪、通知、统计、审计等核心功能。
🔐
安全可控
• 基于 Token 的访问控制,每个链接与接收人账号绑定
• 防篡改验证:文件哈希值校验
• 操作日志:记录确认时间、IP、设备等
• 防止越权查看和代确认
智能提醒
• 多级提醒策略:提前 24h、提前 4h、超时后每 24h
• 自动抄送直属领导(可配置)
• 提醒次数上限(防止骚扰)
• 支持自定义提醒模板
📊
实时追踪
• 实时查看确认状态(已确认/待确认/超时)
• 完整的提醒发送记录
• 支持按部门、按人员筛选
• 导出 Excel 报表
🔔
多渠道通知
• 企业微信应用消息(主推)
• 邮件通知(备用)
• 短信通知(可选,需配置)
• 钉钉通知(可选,需配置)
📈
数据统计
• 确认率统计(按任务/按部门)
• 超时率分析
• 提醒效果分析
• 支持图表展示(折线图、饼图等)
🛡️
审计合规
• 完整的操作日志(谁、何时、何地、做了什么)
• 确认凭证(含数字签名)
• 满足审计和合规要求
• 支持日志导出